Technik funktioniert nur mit Kultur - Wiener Workshop zum Digital Workplace

Die Themen „Digitalisierung“ und „Industrie 4.0“ haben Hochkonjunktur. Digitalisierung wirkt als Motor für Innovationen, Entwicklungszyklen technologischer Neuerungen werden immer kürzer und durch die unentwegt fortschreitende Globalisierung zusätzlich beschleunigt. Unternehmen stellen sich längst nicht mehr die Frage ob, sondern wann und wie auch sie diesem Megatrend folgen, um Effizienz und Produktivität zu steigern und ihre Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit sicherzustellen. Sie werden jedoch durch den digitalen Transformationsprozess vor immense Herausforderungen gestellt oder begehen gar gravierende und kostenintensive Fehler. Das gilt gerade auch für die Implementierung digitaler Arbeitsplätze, und zwar sowohl im Office- als auch im produktionsnahen Bereich. Und das ist mehr als nur ein IT-Thema. Vor allem ein Aspekt wird hierbei oft unterschätzt und vernachlässigt: die Unternehmenskultur.

Vier Erfolgsfaktoren für die Realisierung des Digital Workplace

Genau diesem und weiteren wichtigen Aspekten widmeten sich die Berater von ProGemma in dem Workshop „Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes“, welcher am 3. April im Rahmen der „Praxistage Interne Kommunikation 2.0. Vom Social Intranet zum Digital Workplace“ in Wien stattfand. Im Mittelpunkt des Workshops mit zahlreichen Vertretern von Spitzenunternehmen sowie kommunalen Verbänden aus der DACH-Region standen vier Faktoren, welche für die erfolgreiche Einführung und Gestaltung des Digital Workplace entscheidend sind: „Technologien“, „Kompetenzen & Verhalten“, „Organisation“ und „Kultur“. Nur wenn diese Faktoren in einem ausgewogenen und aufeinander abgestimmten Verhältnis stehen, kann die digitale Transformation gelingen, wobei gerade die Kultur über die Akzeptanz und damit die nutzbringende Anwendung von Innovationen entscheidet.

ProGemma-Geschäftsführer Martin F. Schmidt unterstrich in dem Workshop die Bedeutung eines ausgewogenen Zusammenspiels der vier Faktoren „Technologien“, „Kompetenzen & Verhalten“, „Organisation“ und „Kultur“, wobei gerade die „Kultur“ maßgeblich für eine erfolgreiche digitale Transformation ist.

Es sind vier Faktoren, welche für den Erfolg bei der Einrichtung und Gestaltung digitaler Arbeitsplätze zusammenspielen müssen. Von ganz entscheidender Bedeutung, jedoch von vielen Unternehmen immer noch unterschätzt und vernachlässigt, ist der Faktor „Kultur“. Damit die digitale Transformation gelingt, müssen die Mitarbeiter auf diesem Weg mitgenommen werden und nicht nur Kompetenz, sondern zunächst einmal Akzeptanz entwickeln.

Akzeptanz und Kompetenz der Mitarbeiter entscheidend

Die Einführung und Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes ist sicherlich kein Projekt, das sich im Handumdrehen realisieren lässt. Unternehmen dürfen dessen Dimension nicht verkennen und sollten sich bewusst, koordiniert und ganzheitlich darauf einlassen, die richtigen Schwerpunkte setzen und die für sie passenden Lösungen im Praxistest sondieren. Vor allem sollten sie aber die Mitarbeiter auf allen Hierarchieebenen und über Altersgrenzen hinweg von Beginn an einbeziehen, step-by-step mit den neuen Tools vertraut machen und sie nicht überfordern. Nur ein empathisches und benutzerorientiertes Vorgehen sorgt für motivierte und kompetente User der digitalen Tools und damit für eine gut kooperierende Community innerhalb des Unternehmens.

Ganz dem pragmatischen Ansatz von ProGemma folgend erarbeiteten die Workshop-Teilnehmer in Arbeitsgruppen, welche von Consultant Stefan A. Schmidt betreut wurden, die Einführung der Digitalisierung am Beispiel eines fiktiven Konzerns. Die Aufgabe bestand darin, die digitale Performance in diesem Konzern mittels der vier „Erfolgsfaktoren“ überall und gleichmäßig zunächst auf ein Basis- und dann auf ein Top-Level zu bringen. Die Workshop-Teilnehmer meisterten die Übung mit Bravour. Überhaupt wurden sie durch den Workshop für diese Thematik eingehend sensibilisiert und wünschten sich, dass auch Entscheider ihrer Unternehmen an diesem Workshop teilgenommen hätten. Denn unisono stellte man fest, dass es dort immer noch zu wenig Kommunikation und Prozessdenken über Abteilungsgrenzen hinweg und zu viel Silo-Denken gibt.

Mehrwert der Digitalisierung durch versierte Partner

Die Berater von ProGemma verwiesen im Workshop auf ihr bewährtes Partner-Netzwerk, unter anderem mit dem Software-Entwickler Viadesk. Hierbei setzt man auf die kombinierte Methode von Social Intranet, Blended Learning (Präsenzschulungen und E-Learning) und Gamification, also die spielerisch-praxisorientierte Vermittlung von Lerninhalten. „Digitale Arbeitsplätze können erheblich zur Effizienzsteigerung und betrieblichen Wertschöpfung beitragen. Dafür müssen die Menschen im Prozess der digitalen Transformation aber mitgenommen und begeistert werden. Genau an diesem Punkt setzen wir mit unseren Partnern an“, so ProGemma-Geschäftsführer Martin F. Schmidt.

Auf der diesjährigen Hannover Messe haben führende Unternehmen die Gründung der Initiative „Open Industry 4.0 Alliance“ angekündigt. Mit dieser Kooperation wollen sie Insellösungen überwinden und durch übergreifende Vernetzung der digitalen Transformation der europäischen Industrie den entscheidenden Schub geben. Ein Vorhaben, das nur unter Berücksichtigung der dazu erforderlichen Soft Skills gelingen kann. „Es ist notwendig, den Leuten zuzuhören und deren verschiedene Arbeitsweisen kennenzulernen, um sie mit individuell angepassten und damit optimalen digitalen Tools auszustatten. Die Feststellung von Bedarf und Bedürfnissen ist eine entscheidende Voraussetzung für die erfolgreiche Einrichtung und Gestaltung des Digital Workplace“, meint Technologie-Experte Hans Koekkoek von Software-Entwickler Viadesk. „Nur wenn die Menschen die neuen Technologien akzeptieren und motiviert sind, diese zu nutzen, kommt es zu wirklicher Vernetzung und Ausweitung von Kommunikation und Kollaboration. Wir von Viadesk setzen hierbei gerade auch auf die Expertise unseres Partners ProGemma, der sich als einzige Unternehmensberatung auf die Soft Skills in diesem Zusammenhang spezialisiert hat.“

Hans Koekkoek ist Blogger und Autor sowie Business Development Manager Europe bei Viadesk. Er arbeitete in den 1990er Jahren als Redakteur für diverse Fernsehsender wie NOS, ARD und ZDF und hat einen der ersten europäischen Internet-Anbieter („World Online“) mitentwickelt.