Projekt-/ Portfoliomanagement

Unternehmen haben langfristige Ziele. Um diese Ziele zu realisieren, werden zahlreiche Programme und Projekte bewältigt, welche sich im Unternehmenportfolio wiederfinden.

Portfoliomanagement / Multiprojektmanagement

Dies ist die übergreifende Planung, Überwachung, Koordination und Steuerung mehrerer Projekte einer Organisationsentwicklung durch deren Leitung.

Sobald innerhalb einer Organisationseinheit mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, spricht man von einem Multiprojektmanagement, welches folgende Aufgaben erfüllen muss:

  • Abstimmung der Projekte mit den projektübergreifenden Managementaufgaben, wie z.B. dem Qualitätsmanagement
  • Lösung von Ressourcenkonflikten
  • Koordination von Abhängigkeiten einzelner Projekte
  • Identifizierung von Synergieeffekten

Projektmanagement

Wir unterstützen Sie bei der Realisierung Ihrer Projekte.

Die Implementierung eines effizienten Projektmanagementsystems ist wesentlicher Erfolgsfaktor zur Sicherstellung der Projektziele und somit auch zur erfolgreichen Strategieumsetzung.

Phasenmodell

Kritische Elemente im Projekt

In der Praxis endet ein Großteil aller Projekte nicht im gesteckten Kosten- und Zeitrahmen. Die Gründe sind vielschichtig. Wir unterstützen unsere Kunden seit vielen Jahren zuverlässig und pragmatisch von der Zielsetzung bis zur Umsetzung. Oftmals kommt es zu „Feuerwehreinsätzen“, wenn Projekte aus dem Ruder laufen.

Organisationsstrukturen (Aufbauorganisation)

Veränderungsprozesse erfordern eine permanente Anpassung der Organisationsstruktur.

Damit werden im Wesentlichen zwei Arten unterschieden – zum einen die verrichtungsorientierte, zum anderen die  prozessorientiert Organisationsstruktur. Eine Sonderstellung nehmen sogenannte Post-Merger-Integrationen nach Übernahmen oder Fusionen ein, bei denen es zusätzlich zu dem Kampf um Positionen um die Notwendigkeit geht, Systeme und Prozesse zusammen zu führen, Rollen und Verantwortlichkeiten neu zu definieren und nicht zuletzt eine kulturelle Integration einzuleiten.

Project Management Office (PMO)

Ein Project Management Office (PMO) ist eine Spezialabteilung, welche für die Erstellung, Umsetzung und Weiterentwicklung des Projektmanagementsystems in Unternehmen verantwortlich ist.

Darüber hinaus kann ein Project Management Office weitere Befugnisse und Verantwortlichkeiten für das Projektportfoliomanagement und das Programmmanagement des Unternehmens haben. Eine einheitliche Definition für den Begriff Project Management Office gibt es jedoch nicht.

Wir unterstützen Projektleiter aktiv bei ihren Fach- und Führungsaufgaben.

Ziele auf operativer Ebene

  • Harmonisierung des Projektmanagements der Gesamtorganisation
  • Steuerung und Analyse von Wechselbeziehungen zwischen Projekten
  • Inhaltliche Abhängigkeiten
  • Redundanzen
  • Synergien
  • Ressourcenkonflikte
  • Objektivität und Transparenz

Ziele auf strategischer Ebene

  • Ausrichtung aller Projekte an Unternehmenszielen und Setzen der richtigen Prioritäten je Projekt

Geschäftsfeldentwicklung

Wir verstehen Geschäftsfeldentwicklung (Business Development) nicht als eine punktuelle Maßnahme, sondern als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Die hierbei eingesetzte Methodik umfasst u. a. die Bewertung von Absatzmärkten und den hier vorhandenen Marketing-Chancen, die Geschäftsfeldanalyse von Kunden und Wettbewerbern, die Anbahnung von Geschäftstätigkeiten und Folgegeschäften sowie die Erstellung von Geschäftsplänen und die Entwicklung konkreter Geschäftsmodelle.

Typische Aufgaben des Bereichs Business Development

  • Analyse von Märkten und Potentialen
  • Ermittlung von Zielmärkten und möglichen Partnerunternehmen
  • Mitwirken bei der Strategieentwicklung von Fachbereichen
  • Design und Abstimmung von Geschäftsprozessen
  • Kontaktaufnahme zu ausgewählten Partnern in den Zielmärkten sowie verhandeln der Zusammenarbeit und entwickeln von Leads
  • Gestaltung von Vertragsbedingungen für Kooperationen
  • Sicherstellung des kontinuierlichen Kontakts zu allen Partnern
  • Sicherstellung der Zusammenarbeit aller Fachbereiche im Rahmen der Akquisition

Dynamische Kundenanforderungen (Change Request Management)

Während der Durchführung von Programmen und Projekten kommt es erfahrungsgemäß immer wieder zu Änderungswünschen durch den/die Auftraggeber, die sogenannten Change Requests.

Wir haben im Rahmen zahlreicher Bestandsaufnahmen die Erkenntnis gewonnen, dass ein mangelhaftes Change Request Management einer der Hauptgründe für das Scheitern von vielen Projekten ist.

Change Request Management umfasst das standardisierte Dokumentieren, Bewerten und den Umgang mit veränderten Kundenanforderungen im Projektverlauf.

Software-Unterstützung

Wer heute eine Projektmanagement-Software sucht, dem stehen mehr als 500 Lösungen am Markt zur Auswahl – und es werden stetig mehr.

Zudem werden die angebotenen Produkte immer leistungsfähiger. Sie entwickeln sich zu umfassenden Multiprojektmanagement-Paketen, die neben Portfoliomanagement und Projektmanagement immer häufiger auch die operative Zusammenarbeit im Projektteam abdecken.

Das Ziel für den Einsatz der PM-Software sollten daher einheitliche Prozesse für Projekte und Projektportfolios sein, denn nur so werden sinnvolle Multiprojektauswertungen möglich.

Somit ist die Einführung einer PM-Software immer auch ein Organisationsprojekt, bei welchem die Software einen zentralen Baustein bildet.

Eine systematische Auswahl, die den PM-Prozessen und PM-Methoden folgt, ist somit unabdingbar.

ProGemma steht Ihnen als Partner zur Seite, um diese Auswahl erfolgreich zu vollziehen. Die Akzeptanz der zukünftigen Anwender in Ihrem Unternehmen ist der Schlüssel für einen effektiven PM-Softwareeinsatz. Wird dies bei der Neueinführung eines Projektmanagement-Tools nicht beachtet, droht ein Scheitern – so unsere Erfahrungen bei ProGemma.

Das ausgewählte Tool findet dann nicht im gewünschten Umfang Verwendung oder wird sogar ganz abgelehnt.

Wir erarbeiten mit Ihnen zusammen die ‚Schlüssel-Faktoren‘, welche die Akzeptanz maßgeblich beeinflussen, bevor wir mit der Auswahl der Software beginnen.

Unsere Berater begleiten Sie nach Auswahl der geeigneten Software gerne bei der Implementierung – selbstverständlich auch bei aktuellen Projekten die aus Kapazitätsgründen ins Stocken geraten sind.